Movendo-se para uma imagem de sistema único com vários locais.

O fundo

A Amalgamated Sugar Empresa LLC, com raízes que remontam a 1898, transforma beterraba em doces. Como um dos principais produtores de açúcar do país, a empresa transforma beterraba em produtos de açúcar comercializados sob a marca White Satin, bem como sob marcas de mercearia de marca própria. Desde 1997, a Amalgamated Sugar pertence à Snake River Sugar Empresa, uma cooperativa composta por produtores de beterraba sacarina em Idaho, Oregon e Washington.

Seis sistemas de voz antigos, quatro provedores de serviços

A empresa está sediada em Boise, Idaho, e possui três instalações de processamento em Idaho e duas instalações de distribuição em Oregon. Embora fossem uma única empresa, as seis instalações tinham sistemas telefônicos díspares, alguns dos quais com 20 anos ou mais. Porque cada instalação tinha um sistema de voz autônomo diferente, era muito difícil de gerenciar e manter.

Além da dificuldade, havia o número de fornecedores envolvidos na manutenção dos seis sistemas. A Black Box atendeu a sede corporativa e uma das fábricas por muitos anos. Um segundo fornecedor de longa data atendia duas outras instalações de processamento. O restante duas instalações foram atendidas por dois fornecedores diferentes.

Há alguns anos, Gene Thomas, Gerente de Contabilidade da Fábrica em Nampa, instalação de ID, e Kerry Smedley, Gerente de SI na sede da empresa, decidiram que era hora de atualizar toda a empresa para um sistema. A empresa estava gastando muito tempo e dinheiro tentando manter equipamentos antigos. “Já estávamos utilizando a tecnologia atual para conectar nossos vários locais, então fazia sentido investigar como poderíamos fazer o mesmo com nossas comunicações de voz” disse o Sr. Thomas. “Como os sistemas telefônicos em cinco dos seis locais eram antigos e obsoletos, era o momento certo para explorarmos como isso poderia ser feito”

Movendo-se para uma imagem de sistema único com vários locais

Todo o sistema de comunicações da empresa estava no fim de seu ciclo de vida produtivo e precisava ser substituído, exceto alguns dispositivos de comunicação analógicos selecionados. A equipe do projeto Amalgamated procurou a Black Box e outros fornecedores para potenciais soluções, orçamentos e estratégias de implementação. A equipe elaborou uma lista de requisitos obrigatórios para o novo sistema VoIP.

“Estávamos procurando um sistema VoIP completo com um histórico comprovado a um custo razoável” disse o Sr. Smedley. ”Sentimos que alguns dos outros sistemas que examinamos ainda usavam tecnologia mais antiga.”

Crescimento futuro

As principais prioridades eram:

• Administração e manutenção simplificadas.
• Despesas reduzidas com MACs.
• Atualizações simplificadas do sistema.

Outros requisitos incluídos:

• Discagem interna uniforme.
• Desempenho aprimorado do sistema.
• Sobrevivência e confiabilidade.
• Fácil expansão para novos locais.
• Acomodar o crescimento facilmente.
• Melhore a produtividade do usuário por meio de novos aplicativos e mobilidade.
• Estenda os principais recursos e funcionalidades para todos os locais.
• Tenha uma única fonte para serviço/solução de problemas.

Escolhendo a proposta de Black Box

Após um extenso processo de RFP e revisão (e por recomendação de um consultor independente), a Amalgamated Sugar escolheu a ShoreTel™ sistema proposto pela Black Box. ”Durante todo o processo, trabalhamos de perto com a Amalgamated’s equipe para ajudar a educá-los sobre as diferentes tecnologias disponíveis para que não gastem demais ou implementem algo que não atenda às suas necessidades. Em última análise, era tudo sobre o sistema telefônico e sua rede corporativa se tornarem um só” disse Jothan Yeager, gerente sênior de contas da Black Box

Outro fator a favor da Black Box é que a Black Box também tem uma ampla área geográfica e possui um escritório perto de cada local da Amalgamated Sugar. Com isso, todo o serviço poderia ser coordenado por uma empresa, mas o suporte seria feito localmente. Isso simplifica muito o gerenciamento de serviços.

“O projeto deu certo”

Devido à natureza dos negócios da Amalgamated Sugar, o tempo para as implementações era crítico. Eles tiveram que ser coordenados em torno da "campanha" da Amalgamated Sugar. É quando a empresa colhe e processa a beterraba. Apenas um mês após a assinatura do contrato, a Black Box instalou a sede corporativa e mais duas localidades.

“O tempo foi crítico”

Para garantir a implementação tranquila de todos os sites, a mesma equipe da Black Box fez toda a programação e gerenciamento. Antes das instalações, a equipe se deslocou a cada local para ministrar treinamentos presenciais aos funcionários. A Black Box gerenciamento de projetos A equipe também viajou para cada local para supervisionar as instalações. A instalação real foi feita por técnicos locais da Black Box , com excelente assistência dos Sr. Thomas e Smedley da Amalgamated e seu grupo de TI.

A equipe da Black Box também ofereceu assistência para ajudar a Amalgamated Sugar a fazer avaliações de rede, atualizar alguns equipamentos de rede e substituir o cabeamento conforme necessário. Além de fornecer a solução ShoreTel, a Black Box forneceu switches PoE Ethernet , Monitoramento de UPS e VoIP

“O projeto correu perfeitamente” disse o Sr. Iverson. ”Trabalhamos de mãos dadas com a equipe de TI da Amalgamated Sugar, gerentes de contabilidade, administradores corporativos e gerentes de instalações locais.”

“Após as substituições, Josh e eu verificamos pessoalmente cada funcionário para garantir que eles soubessem como usar o novo sistema” explicou o Sr. Yeager. “E eu sei que a equipe da Amalgamated Sugar realmente gostou da segurança de ter pessoas da Black Box no local durante as mudanças críticas.”

”Não houve nenhum problema” Sr. Yeager continuou. “Esta foi a instalação mais perfeita que você poderia esperar.”

Ao todo, a Black Box instalou aproximadamente 426 telefones ShoreTel VoIP, mais 67 switches Avaya PoE Ethernet , 40 UPSs Eaton e uma solução de monitoramento PathSolutions VoIP para até 5.000 interfaces.

Management Centralizada

A equipe de instalação da Black Box treinou a equipe de TI da Amalgamated Sugar, o gerente de telecomunicações e várias outras pessoas importantes na administração e gerenciamento do sistema, o que permite que a manutenção seja feita de qualquer local ou em um único local.

“O que poderia ter sido um projeto extremamente difícil e confuso, acabou sendo uma Implementation muito bem-sucedida” disse o Sr. Smedley. ”Estou feliz por termos escolhido ShoreTel e Black Box! Se tivéssemos que fazer tudo de novo, estou confiante tomaríamos a mesma decisão.”