Estudos de Caso

O departamento de Lean IT lida com a crescente demanda por infraestrutura de rede confiável e de alto desempenho.

Redondo Beach, Califórnia:A cidade de Redondo Beach é uma cidade litorânea descontraída e voltada para a família, com uma população de 67.000 habitantes e uma reputação de boas escolas e uma atraente qualidade de vida. Enquanto na superfície um relaxado californiano estilo de vida caracteriza a comunidade, nos bastidores, o departamento de TI da cidade tem estado ocupado atualizando sua infraestrutura de rede para dar suporte ao estilo ‘faça mais com menos’ modelo de pessoal que muitos governos locais e agências estaduais estão recorrendo como resultado de orçamentos reduzidos.

“Nosso desafio em Redondo Beach são recursos versus demanda por serviços” explica Chris Benson, diretor de tecnologia da informação da cidade de Redondo Beach. “Os orçamentos estão apertados no estado da Califórnia e estamos sentindo o efeitos de cortes de pessoal e recursos. Mas a demanda por tecnologia está aumentando constantemente. Temos que descobrir maneiras de atender à demanda sem pessoal adicional.”

Desafios de negócios

Em uma das maiores cidades do país, este sistema metropolitano de saúde oferece serviços clínicos abrangentes para mais de 60.000 pacientes por ano. Quase 10.000 funcionários e 900 médicos trabalham em seus quatro hospitais e uma rede crescente de mais de 20 clínicas comunitárias. As visitas anuais ao pronto-socorro chegam a quase 125.000 por ano.

Para atender a essas demandas, o acesso oportuno às informações e as comunicações eficazes são essenciais. Há mais de uma década, o sistema de saúde estava entre os primeiros nos EUA a implantar um sistema de registro médico eletrônico (EMR). Muito refinado desde então, ajuda os médicos obtenha os dados do paciente mais rapidamente, reduzindo os erros de entrada de dados. Mas, ironicamente, tão adiantado quanto estava na adoção inicial do EMR, o sistema de saúde estava tão atrasado em colocar as comunicações avançadas em funcionamento.

Uma estratégia é a recente atualização da rede de dados Avaya da cidade, implementada pela Black Box, que oferece confiabilidade e amplitude para atender às necessidades da cidade de Redondo Beach hoje e no futuro.

Atendendo a Demanda

A rede de dados de Redondo Beach abrange três locais principais, incluindo a prefeitura, delegacia de polícia e corpo de bombeiros, bem como 12 locais remotos menores. Apoia quatorze departamentos da cidade, incluindo segurança pública, obras públicas, recreação e comunidade serviços, recursos humanos, serviços financeiros e funcionários eleitos, cada um com sua própria missão distinta.

“Nossos usuários finais são muito experientes em tecnologia” diz Benson. “Para tudo o que eles desejam fazer, existe uma tecnologia disponível para ajudá-los a fazer melhor, e eles querem isso.”

A consumerização da tecnologia representa um desafio significativo para os departamentos de TI, como o de Redondo Beach. “Temos que fazer coisas que nos permitam suportar toda essa tecnologia sem ter que estar constantemente ‘práticos’ com ele” observa Benson.

Redondo Beach escolheu a Avaya para sua solução de rede com base em sua reputação de estabilidade, nos recursos de capacitação de sua tecnologia Fabric Connect e na facilidade de treinar a equipe para usar as ferramentas de administração de rede.

Parceiros confiáveis

Depois que a cidade selecionou a Avaya para sua infra-estrutura de rede, Benson percebeu que precisava de um integrador de sistemas de TI com sólida experiência na implantação e suporte da linha de produtos Avaya . A Black Box foi escolhida por sua expertise em projetar, implementando e mantendo soluções de comunicação de alto desempenho, além da experiência positiva anterior de Benson trabalhando com a empresa. A Black Box forneceu suporte e gerenciamento de projeto para uma implantação anterior bem-sucedida do Avaya unified comunicações para Redondo Beach. “ A Black Box atendeu aos critérios que eu estava procurando,” diz Benson. “A atualização do sistema telefônico ocorreu sem problemas. Isso me deu um alto nível de confiança na empresa e em sua capacidade de execução.” “Não posso correr grandes riscos, especialmente com um projeto de missão crítica e uma despesa deste tamanho” comenta Benson. “Falha na implementação de uma rede significa tempo de inatividade, o que significa que todos param de trabalhar. quando eu decidi para trabalhar com a Avaya e a Black Box neste projeto, eu estava confiante de que eles poderiam entregar.” A Black Box implantou os sistemas Avaya Ethernet Routing Switch e a tecnologia Fabric Connect . Desde a implantação, o Fabric Connect eliminou a demora tarefas que anteriormente exigiam o envio de técnicos a locais remotos para realizar rotinas de configuração manual.

A implantação foi concluída antes do previsto, com dois locais adicionais sendo atualizados por semana, bem dentro das janelas de interrupção programadas. “Houve uma grande preparação da Black Box para construir uma rede paralela e torná-la funcional antes de nossa implantação” diz Benson. “ A Black Box e a Avaya assumiram a responsabilidade e cuidaram de todos os problemas que surgiram. Não posso pedir muito mais do que isso.” “O gerenciamento do projeto Black Box foi excelente e foi fundamental para o sucesso do projeto” diz Benson.

Uma Cidade Conectada

Como parte do projeto de atualização da rede, a cidade também atualizou sua infraestrutura Wi-Fi , implantando o Wi-Fi no Centro de Artes Cênicas local, bem como em outras instalações. “Mobilidade é tudo agora. Estamos tentando atender a essa necessidade em lugares como o Performing Arts Center,” diz Benson. “Quando as pessoas entram em uma empresa, conferência ou evento, a conectividade sem fio é um serviço esperado” A cidade tem planos para revitalizar sua área portuária. Benson antecipa totalmente a Câmara Municipal vai pedir Wi-Fi nos locais dessa zona. Com sua antiga rede sem fio antiga, a TI teria sido pressionada a suportar qualquer tipo de expansão. Agora, eles estão em posição de acomodar esta e outras necessidades futuras de Wi-Fi

Rede Confiável e Segurança Pública

A segurança pública é o maior "cliente" do departamento de TI. As tecnologias do departamento de polícia que dependem da rede da Avaya incluem reconhecimento de placas, computadores de dados móveis (MDC) em veículos, vídeo pessoal, conexões com e bases de dados nacionais, e o centro de despacho que suporta chamadas para o 9-1-1. “Nossos usuários de segurança pública estão contando com essa tecnologia de uma maneira tão crítica que quanto mais sólida e estável for uma infraestrutura de rede que pudermos oferecer, melhor será o serviço. eles podem fornecer à comunidade,” diz Benson. “Fornecemos a eles serviços e conectividade confiáveis devido à natureza robusta e à estabilidade da rede que temos. Isso significa que eles não precisam lidar com interrupções repentinas, tempo de inatividade prolongado, sites indo e vindo ou serviço não confiável.” ”Os residentes, proprietários de negócios e visitantes de Redondo Beach têm expectativas significativas de um excelente atendimento ao cliente da segurança pública, e os sistemas Avaya fornecem uma rede robusta, segura e confiável para fornecer esse serviço,” diz Joe Leonardi, o Chefe de polícia. ”Os Departamentos de Polícia e Bombeiros atendem até 100.000 chamados por ano. Mais de 95% dessas chamadas são atendidas em seis segundos ou menos. Muitas dessas chamadas são roteadas por operadoras de telefonia para nossas linhas de negócios, além dos circuitos 9-1-1.” ”É essencial” Leonardi acrescentou, ”que nossa rede telefônica de Voz sobre IP é confiável e está disponível 24/7 sem interrupção.” ”Esta recente grande atualização de rede envolveu a substituição de 43 switches e dois roteadores principais” comenta Leonardo. ”O Departamento de TI nos aconselhou a antecipar as interrupções telefônicas durante um período de até quatro horas. Essas estimativas conservadoras de pior cenário nunca ocorreram e as interrupções foram reduzidas para 30 minutos ou menos. Quando os sistemas não funcionam corretamente, todos sabem o nome dos produtos que causam a falha. Poucos oficiais saberia o que ou quem é a Avaya —porque ela não falhou.”

Economizando tempo, fornecendo um melhor serviço

“Um dos maiores benefícios que estamos vendo com a atualização da Avayanetwork é a economia de tempo” diz Benson. “Nossa equipe de TI muito enxuta agora tem mais tempo para gastar em outras coisas porque estamos gastando consideravelmente menos tempo gerenciando a rede.” Por exemplo, estender as redes por várias pilhas de switches ou para um local remoto é uma ocorrência bastante comum para a equipe de TI da Redondo. Antes da atualização, isso poderia levar de uma a duas horas e agora leva menos de cinco minutos. “Recentemente, tive que estender a rede a um quartel de bombeiros para um aplicativo de videoconferência. Tudo o que eu precisava fazer era adicionar a VLAN apropriada nessa extremidade e pronto, ” relata Benson. “Nossos usuários em sites remotos recebem o mesmo nível de serviço que eles obteriam aqui na Prefeitura, e é muito fácil para nós oferecer esse serviço.” A cidade pôde começar a aproveitar os benefícios de sua nova rede mais cedo do que o planejado, pois a implantação foi concluída antes do cronograma. “Conseguimos concluir mais instalações em um período de tempo menor do que o inicialmente previsto. Tudo correu muito bem. Atribuo isso à grande preparação que a Black Box fez antes da implantação,” diz Benson.

Sobre a cidade de Redondo Beach

Redondo Beach é uma cidade de serviço completo com sua própria polícia, bombeiros e departamentos de obras públicas, duas bibliotecas públicas, um centro de artes cênicas, quinze parques, um grande porto recreativo e comercial, incluindo King Harbor, um porto privado de 1.500 vagas; o Píer Redondo Beach e a Lagoa Beira Mar; e uma praia para banho e surf. Localizada na melhor orla costeira do Condado de Los Angeles, a apenas 32 quilômetros do centro de Los Angeles e 11 quilômetros ao sul do Aeroporto Internacional de Los Angeles, Redondo Beach tem sido um destino turístico por mais de um século.